E-Mail Archivierung

Geschäftliche E-Mails sind rechtlich relevante Dokumente. Viele davon müssen über mehrere Jahre aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob sie noch im Postfach benötigt werden oder nicht. Ohne Archivierung besteht das Risiko, dass E-Mails versehentlich gelöscht, verändert oder bei technischen Problemen verloren gehen. Eine Archivierung sorgt dafür, dass diese Daten zuverlässig verfügbar bleiben und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Archiviert werden alle ein- und ausgehenden geschäftlichen E-Mails inklusive Anhängen. Dazu zählen unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragskorrespondenz und sonstige geschäftsrelevante Kommunikation. Die Archivierung erfolgt automatisiert, sodass keine manuelle Auswahl oder Mitarbeitereingriffe notwendig sind.

Revisionssicher bedeutet, dass archivierte E-Mails nach der Speicherung nicht mehr verändert oder unbemerkt gelöscht werden können. Jeder Zugriff wird protokolliert, und die Integrität der Daten bleibt jederzeit nachvollziehbar. Damit erfüllt das Archiv die Anforderungen von Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfern und Gerichten.

Ein Backup ist eine Sicherheitskopie für den Notfall, zum Beispiel bei einem Serverausfall. Es ist nicht dafür gedacht, einzelne E-Mails gezielt über Jahre hinweg zu suchen oder rechtssicher nachzuweisen. Eine E-Mail-Archivierung hingegen speichert Nachrichten strukturiert, durchsuchbar und unveränderbar und ist speziell für rechtliche und organisatorische Anforderungen ausgelegt. Ein Backup ersetzt daher keine Archivierung.

Ja. Benutzer können E-Mails im eigenen Postfach wie gewohnt löschen oder aufräumen. Die Archivierung arbeitet unabhängig davon. Archivierte E-Mails bleiben erhalten, solange gesetzliche oder definierte Aufbewahrungsfristen gelten. So wird verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Alle archivierten E-Mails werden indexiert und stehen über eine leistungsfähige Suchfunktion zur Verfügung. Es kann nach Absendern, Empfängern, Betreff, Datum oder Inhalten gesucht werden. Je nach Tarif ist auch die Suche innerhalb von Anhängen möglich. Dadurch lassen sich selbst ältere E-Mails in Sekunden wiederfinden.

Die Archivierung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Dadurch gelten deutsche Datenschutzstandards und klare rechtliche Rahmenbedingungen. Die Daten sind technisch und organisatorisch vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben und dem Inhalt der E-Mails. Typische Fristen liegen bei sechs oder zehn Jahren. Nach Ablauf dieser Fristen können E-Mails datenschutzkonform gelöscht werden, sofern keine anderen rechtlichen Gründe dagegen sprechen.

Ja. Die Archivierung berücksichtigt die Anforderungen der DSGVO, insbesondere in Bezug auf Datensicherheit, Zugriffsbeschränkung und Zweckbindung. Gleichzeitig erfüllt sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die eine Speicherung bestimmter Daten zwingend vorschreiben.

Der Zugriff ist klar geregelt und abhängig vom gebuchten Paket. Administratoren können Berechtigungen vergeben, sodass Nutzer nur die E-Mails sehen, für die sie autorisiert sind. Unbefugte Zugriffe sind technisch ausgeschlossen.

Nein. Die Archivierung läuft vollständig im Hintergrund. Versand, Empfang und Nutzung der E-Mails bleiben unverändert. Es ist keine Umstellung der Arbeitsweise erforderlich.

Eine E-Mail-Archivierung ist für alle Unternehmen relevant, die geschäftlich E-Mails versenden oder empfangen – unabhängig von Größe oder Branche. Sie schafft Rechtssicherheit, schützt vor Datenverlust und erleichtert den täglichen Umgang mit geschäftlicher Kommunikation.